Buku agenda manual beralih ke buku agenda menggunakan aplikasi MS.Excel dan Link dengan file surat. Penggunaan buku agenda dengan sistem manual memiliki keterbatasan, keterbatasan tersebut seperti penelusuran surat masuk dan surat keluar membutuhkan waktu yang cukup lama dan bahkan tidak ditemukan, buku agenda tidak rapih, buku agenda tidak bisa dilakukan penyisipan surat pada nomor tertentu.
Buku agenda surat masuk terdiri dari kolom no.urut, tanggal terima, tanggal surat, nomor surat, dari, perihal, isi ringkas, dan kode arsip, sedangkan untuk buku agenda surat keluar terdiri dari kolom nomor urut, tanggal kirim, tanggal surat, nomor surat, kepada, perihal, isi ringkas dan kode arsip. Kolom-kolom tersebut di atas dibuat dengan aplikasi Ms.Excel yang dihubungkan dengan file yang telah discan dengan menggunakan menu LINK.