Penelitian ini dilakukan karena adanya masalah yang terjadi pada pencarian arsip surat yang masih dilakukan dengan menggunakan metode konvensional menyebabkan pencarian arsip tidak efisien dalam hal waktu, tenaga, dan biaya.
Penelitian ini bertujuan untuk menghasilkan suatu aplikasi model pengelolaan surat masuk dan keluar berbasis website yang mudah dipelajari/diaplikasikan (learnability) dan untuk menyelesaikan masalah pencarian arsip surat yang membutuhkan waktu yang lama (tidak efisien).
Metode penelitian yang digunakan yaitu menggunakan metode penelitian desain. Adapun tahapan atau prosedur yang dilakukan terdiri dari 1) Analisis Kebutuhan, 2) Pengumpulan Data. 3) Perancangan Hasil, 4) Hasil, 5) Uji Program dan Uji Sistem, 6) Implementasi. Selanjutnya, teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu: 1) Observasi, 2) Wawancara.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa dalam menyelesaikan masalah yang dihadapi maka dirancanglah “Model Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Website Pada Satker Perencanaan dan Pengendalian Program Infrastruktur Permukiman Provinsi Sulawesi Selatan”. Kelebihan aplikasi ini yakni: 1) Dokumen disimpan (surat masuk dan surat keluar) dengan bantuan scan arsip, 2) Memudahkan sekretaris atau staf administrasi mengakses dokumen secara online dan offline., 3) Dokumen dapat dicari berdasarkan kode klasifikasi, tanggal, asal surat, tujuan surat dan isi ringkas. Dokumen tersebut dapat didownload dan diprint, dan, 4) Aplikasi ini disediakan menu lembar disposisi pimpinan. Pimpinan dapat mendisposisi secara online kepada bagian yang terkait surat masuk tersebut. Lembar disposisi ini dapat diprint jika dibutuhkan.