Proses distribusi persuratan pada Politeknik Negeri Ujung Pandang (PNUP) dilakukan secara manual dengan menggandakan Surat Keputusan (SK) sesuai jumlah dosen/staf yang tercantum pada SK, kemudian didistribusikan kepada yang bersangkutan. Selain itu, pengarsipan SK masih menggunakan hardcopy sehingga rentan terjadi kerusakan dan memerlukan banyak tempat. Proses tersebut dianggap kurang efektif dan efisien. PNUP mempunyai Sistem Informasi Akademik (SIMAK) yang memuat semua akun Civitas Akademik sehingga memungkinkan untuk melakukan distribusi persuratan secara online dengan cara SK dikirim kepada akun SIMAK masing-masing dosen/staf. Akan tetapi, proses tersebut sulit dilakukan karena terbatasnya kapasitas server di PNUP.
Pada penelitian ini, dilakukan manajemen distribusi persuratan yang hemat penyimpanan pada server PNUP dengan menggunakan sistem tagging serta menjadi pangkalan data yang menyediakan berbagai jenis SK yang dibutuhkan oleh dosen/staf. Kemudian pada SIMAK tersedia fitur Application Programming Interface (API) yang memberi akses untuk menggunakan fitur tersebut. Untuk itu dilakukan integrasi dengan memanfaatkan source data SIMAK untuk memudahkan penggunaan akun dosen/staf pada saat login sesuai dengan akun SIMAK masing-masing tanpa harus membuat akun baru.
Sistem yang dibuat telah berhasil melakukan manajemen distribusi persuratan yang efektif dan efisien. Hal ini dapat dilihat dari hasil pengujian menggunakan metode black-box untuk menguji fungsi modul pada sistem serta menampilkan proses tagging yang digunakan.