Penelitian ini berangkat dari permasalahan bahwa perusahaan yang berdiri pada tahun 2023 tersebut masih menggunakan cara manual dalam mengelola arsip, yakni melalui Excel dan map fisik. Cara ini menimbulkan banyak kendala, seperti pencarian dokumen yang lambat, risiko kehilangan atau kerusakan, serta kesulitan dalam membuat laporan.
Untuk mengatasi masalah tersebut, penulis merancang sistem penyimpanan arsip berbasis Microsoft Access. Sistem ini memungkinkan proses input, penyimpanan, pencarian, hingga pembuatan laporan arsip menjadi lebih mudah, cepat, dan terintegrasi. Fitur yang disediakan mencakup form surat masuk dan keluar, form pencarian berdasarkan kode arsip, asal atau tujuan, perihal, serta rentang waktu, dan laporan arsip yang siap dicetak.
Pengembangan sistem dilakukan menggunakan metode waterfall melalui tahapan analisis kebutuhan, desain, implementasi, uji coba, dan pemeliharaan. Hasil implementasi menunjukkan bahwa sistem mampu mempercepat pencarian arsip yang sebelumnya membutuhkan waktu lama menjadi hanya dalam hitungan detik. Selain itu, penyimpanan arsip menjadi lebih rapi, aman, dan efisien. Staf HRD juga merasa terbantu karena pekerjaan administrasi dapat dilakukan lebih cepat dengan tingkat kesalahan yang lebih kecil.
Kesimpulannya, sistem penyimpanan arsip berbasis Microsoft Access terbukti lebih efektif dibanding metode manual yang digunakan sebelumnya. Sistem ini meningkatkan kualitas pengelolaan arsip di PT Mahkota Karya Plasindo Maros, terutama pada bagian HRD. Adapun saran yang diberikan adalah perlunya pelatihan bagi karyawan dalam penggunaan sistem, serta pengembangan lebih lanjut menuju sistem berbasis web atau cloud agar dapat diakses oleh lebih banyak pengguna dan mendukung integrasi antarbagian perusahaan.