Penelitian ini dilakukan karena adanya masalah yang terjadi pada pengelolaan tata persuratan mahasiswa Politeknik Negeri Ujung Pandang. Selama ini, mahasiswa yang akan mengusul surat Praktek Kerja Lapangan (PKL) ke industri menggunakan prosedur yang panjang dan menggunakan waktu yang cukup lama. Contoh mahasiwa mengusul ke staf prodi kemudian di tandatangani oleh Ketua Jurusan, selanjutnya diberikan kepada bagian Akademik kemudian diberikan kepada Wakil Direktur 1. Proses penanganan dari akademik kepada Wakil Direktur 1 mengalami kendala dari segi waktu penyelesaian berbagai macam surat yang dibutuhkan oleh mahasiswa bahkan kadang-kadang membutuhkan waktu 1 minggu juga tidak selesai.
Penelitian ini bertujuan untuk menghasilkan sistem pengelolaan administrasi tata persuratan mahasiswa berbasis web pada Politeknik Negeri Ujung Pandang yang efektif dan efisien sehingga memudahkan mahasiswa dalam pengurusan surat di kampus. Metode penelitian yang digunakan yaitu metode waterfall. Adapun tahapan atau prosedur yang dilakukan terdiri dari 1) Analisis Kebutuhan 2) Perancangan 3) Pengembangan 4) Pengujian 5) Implementasi.
Pengelolaan administrasi tata persuratan mahasiswa berbasis web yang dirancang telah diuji. Pada sisi mahasiswa dimudahkan dalam hal pengajuan surat yang dapat mengajukan surat dimana dan kapan saja selama masih terhubung dengan internet. Selain mahasiswa, verifikator juga akan dipermudah dalam proses tanda tangan karena adanya tanda tangan digital sehingga verifikator dapat menandatangani surat yang diajukan mahasiswa dimana dank kapan saja.
Kata kunci: SIPMA, Surat, Website.