Penelitian ini dilakukan karena adanya masalah yang terjadi di jurusan Administrasi Niaga khusunya pada Program Studi D-3 Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Ujung Pandang. Selama ini arsip surat masuk dan surat keluar masih dikelola secara manual yaitu dengan cara surat diarsipkan menggunakan ordner yang disatukan dengan arsip-arsip lainnya. Dimana dalam ordner tersebut terdapat beberapa macam klasifikasi, kemudian arsip tersebut disimpan secara acak dilemari arsip, sehingga dalam proses pencarian dan penemuan kembali arsip membutuhkan waktu yang lama. Hal ini dapat mempengaruhi kinerja sebuah organisasi dalam hal ini Program Studi D-3 Administrasi Bisnis.
Penelitian ini bertujuan untuk mempermudah dalam pencarian dan penemuan kembali arsip dengan cepat pada kantor Program Studi D-3 Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Ujung Pandang.
Metode penelitian yang digunakan yaitu metode penelitian waterfall. Adapun tahapan atau prosedur yang dilakukan terdiri dari 1) Analisis Kebutuhan, 2) Pengumpulan Data, 3) Perancangan Sistem, 4) Pemrograman, 5) Implementasi dan pengujian.
Sistem penyimpanan arsip yang dirancang telah diuji dengan menggunakan pengujian black box serta telah diimplementasikan oleh user (staf D-3 Administrasi Bisnis). Program ini dapat memudahkan staf menemukan surat masuk maupun surat keluar secara online/offline pada kantor Program Studi D-3 Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Ujung Pandang.