Penelitian ini dilakukan karena adanya masalah pada proses pengelolaan surat menggunakan metode konvensional. Masalah yang dimaksud seperti dalam pencarian surat diperlukan waktu yang lama dan beberapa surat tercecer sehingga menyulitkan dalam proses penemuan informasi terkait dengan keberadaan surat. Selain itu, ada juga surat yang rusak. Pengelolaan surat dengan metode konvensional ini kurang efektif dan efisien.
Penelitian ini bertujuan untuk mendesain sebuah aplikasi berbasis Microsoft Access yang mudah diaplikasikan/dipelajari, sehingga dapat memudahkan dalam mengelola data surat dan tidak menghambat pekerjaan lainnya.
Metode penelitian yang digunakan oleh penulis yaitu metode waterfall. Adapun tahapan atau prosedur yang dilakukan terdiri dari 1) Analisis Kebutuhan, 2) Desain, 3) Implementasi, 4) Verifikasi atau pengujian, 5) Pemeliharaan. Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu 1) Wawancara dan 2) Observasi.
Dari hasil penelitian ini, ditemukan bahwa aplikasi ini dapat mengatasi masalah di atas. Adapun kelebihan menggunakan aplikasi ini adalah bisa digunakan saat offline maupun online jika internet tersedia. Maka dari itu, kami merekomendasikan aplikasi ini untuk terus digunakan kedepannya