Penelitian ini dilakukan karena adanya masalah yang terjadi di KPU Pangkep. Selaman ini pencatatan agenda surat masuk dan surat keluar masih dikelolah secara manual yaitu dengan cara dicatat pada buku besar. Kemudian surat yang telah dicatat disimpan pada ordner yang tidak memiliki pembatas sehingga penyimpanan suratnya tidak tersusun dengan baik, mengakibatkan dalam proses pencarian dan penemuan kembali arsip membutuhkan waktu yang lama. Selain itu banyaknya lembar surat memerlukan banyak tempat penyimpanan arsip. Hal ini dapat mempengaruhi kinerja sebuah organisasi dalam hal ini bagian umum KPU Pangkep.
Penelitian ini bertujuan untuk mempermudah dalam pencarian dan penemuan kembali arsip dan memudahkan staff dalam mengirim surat. Surat dapat dikirim melalui email yang telah terinclude/terhubung dengan website pengelola surat. Staff hanya memerlukan soft file dalam pengiriman suratnya sehingga menghemat penggunaan kertas.
Metode penelitian yang digunakan yaitu metode penelitian waterfall. Adapun tahapan atau proses yang dilakukan terdiri dari 1) Analisis, 2) Desain, 3) Coding & Testing, 4)Implementasi.
Sistem penyimpanan arsip yang dirancang telah diuji dengan menggunakan pengujian fungsional white box. Program ini dapat mempermudah staf dalam mengelolah surat masuk dan surat keluar baik secara offline maupun onsite pada kantor KPU Kab Pangkep.