Proses pembuatan surat di PNUP saat ini masih dilakukan dengan cara manual. Pencatatan surat masuk dan surat keluar dicatat dengan menggunakan buku agenda. Proses pembuatan suratnya mengacu pada Permenristek Dikti RI Nomor 51 Tahun 2015 Tentang Tata Naskah Dinas. Untuk menentukan perihal surat juga sudah diatur dalam kode klasifikasi arsip yang dituangkan dalam penomoran surat. Dari hasil observasi dan wawancara, masalah yang sering dijumpai yaitu kesalahan penulisan pada isi surat. Contohnya, penulisan nama dan NIP yang salah atau tidak sesuai, isi surat pada bagian menimbang dan memutuskan juga biasa terdapat kesalahan penulisan. Selain itu, pembuatan surat biasanya dilakukan dengan cara mengedit file surat sebelumnya sehingga menyebabkan rentannya kehilangan data atau tertimpanya data.

Pada penelitian ini dilakukan integrasi sistem administrasi persuratan dengan membuat sebuah aplikasi berbasis web yang menyediakan template surat, inputan surat, kode penomoran surat otomatis, dan menggunakan sistem tagging pada website yang diintegrasikan dengan penggunaan notifikasi SMS Gateway untuk penerbitan surat. Sistem administrasi persuratan yang dibuat telah berhasil dirancang dan mampu melakukan integrasi sistem.

Setelah melakukan survey kepuasan pengguna, diperoleh respon yang baik dari staf akademik dan tata usaha bahwa sistem yang dirancang ini dapat memudahkan dalam proses pembuatan surat, pendistribusian, pengarsipan, dan pengiriman notifikasi surat.